個人情報保護
個人情報の利用目的

 三菱地所健康保険組合(以下「当組合」という。)におきましては、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。
 当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。
 しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。
 したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

1

適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。

当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、適用台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当組合の基幹業務システムにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
任意継続被保険者においても任意継続被保険者資格取得時の「健康保険任意継続被保険者資格取得申請書」、「被扶養者(異動)届」の記載事項を中心に同様の処理及び利用を行います。

「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。

「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」のチェック作業が終了した後、「健康保険被保険者証」の発行を行います。

「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。

「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する「変更(訂正)届」や「被扶養者(異動)届」など、必要な書類の提出により、データの変更等を行います。

「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。

「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。

医療機関や他の保険者(市区町村、協会けんぽ、年金事務所、後期高齢者医療広域連合を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。

資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者や医療機関等に照会し確認します。

高齢受給者から提出された収入を証明する判定書類及び被扶養者の加入状況により、医療費の負担割合や自己負担限度額について判定します。

後期高齢者医療の被保険者となった被扶養者については、記号番号・氏名・生年月日・性別・住所・資格喪失年月日を、社会保険診療報酬支払基金経由で後期高齢者医療広域連合に対して通知することになっているため、社会保険診療報酬支払基金にデータを提供します。また後期高齢者医療広域連合から問い合わせがあった場合は、相手先確認の上、返答します。また各被保険者から提供されたデータが事実と異なっている場合は、各被保険者に問い合わせをします。

「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。

「産前産後および育児休業取得者申出書」等の申請者について、「マスター」を用いて保険証の記号番号、氏名、生年月日、標準報酬月額を確認し、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の免除及び徴収処理を行います。

「介護保険第2号被保険者適用除外該当・非該当届」の届出者について、「マスター」を用いて保険証の記号番号、氏名、生年月日、標準報酬月額を確認し、介護保険料の免除及び徴収処理を行います。

保険診療を適正に受けていただくため、また健保組合の健全な運営のために、「マスター」を用いて、被扶養者調査(被保険者証の検認)を行うための書類を作成します。

当健保組合加入事業所より、当該事業所の被保険者・被扶養者の状況を把握するため、同情報の提供を求められた場合は、「マスター」に登録されているデータを使用します。

当健保組合加入事業所より、事務処理軽減のため賞与支払届CD作成のため、被保険者情報の提供を求められた場合は、「マスター」に登録されているデータを使用します。

「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を健康保険業務システム業者「(株)大和総研ビジネス・イノベーション」に委託する場合があります。

任意継続被保険者から金融機関の自動払込受付通知書の通帳記号・番号、通常預金口座の名義を入手し、同人に係る保険料収納及び給付金支払に利用します。

「健康保健限度額適用認定申請書」の申請者について、「マスター」を用いて保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、標準報酬月額を確認し、限度額適用認定証を発行します。

都道府県及び市区町村から特定疾患治療研究事業の該当者について資格及び所得区分の照会があった場合、「マスター」を用いて保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、標準報酬月額を確認し、回答します。また、回答した該当者の所得区分が変更になった場合には、照会があった都道府県及び市町村に通知します。

健診受診申し込み者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データを契約健診機関「(株)LSIメディエンス、(株)セルメスタ」及び同機関提携健診機関に渡し、健診結果の送付に利用します。

当組合機関誌を任意継続被保険者に配布するため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを業者「(株)保健同人社」に渡し、各人に送付します。

2

現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。

基幹業務システムにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。

給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。

傷病手当金、出産育児一時金、家族出産育児一時金、療養費、第二家族療養費の請求者について、他の医療保険者と重複給付調整の必要が発生した場合、他の医療保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを紹介し、給付決定します。

他の医療保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、請求、給付の有無について回答します。

他の医療保険者から傷病手当金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、また本人の同意を得た上で、請求、給付の有無及び内容(支給事由たる傷病名、支給期間等)について回答します。

他の医療保険者から療養費、第二家族療養費の申請の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無及び内容(支給対象の装具名、費用の支払い年月日等)について回答します。

介護保険者や他の医療保険者から高額介護合算療養費の申請の有無について照会があった場合、相手先を確認の上、請求・給付の有無について回答します。

傷病手当金、移送費、療養費、第二家族療養費の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認し、給付の決定を行います。

厚生局から審査請求処理のため提出依頼のあった場合は、本人からの請求書・申請書やレセプトのコピーなど必要書類を提出します。

高額介護合算療養費の申請者について、レセプトデータを用いて確認し、給付の決定を行います。また同時に自己負担額証明書の交付申請者については、レセプトデータに基づき、自己負担額証明書を発行します。

柔道整復療養費支給申請書については、入力代行業者「シティコンピュータ(株)」に入力を委託し、当組合の基幹業務システムに収納し、療養費の支払い業務に活用します。

療養費支給審査のため、「柔道整復療養費支給申請書」に記載の被保険者自宅住所宛てまたは勤務先の事業所を通じて、柔道整復の受診の照会を送付することがあります。

整骨院等の保健適用範囲についてご理解をいただくため、「柔道整復療養費支給申請書」に記載の被保険者自宅住所宛てまたは勤務先の事業所を通じて、柔道整復師の施術の保健適用範囲等についてのパンフレットを送付することがあります。

出産育児一時金の受取代理申請書については、出産予定医療機関等へ「受取代理申請受取通知書」を送付します。

出産育児一時金の請求者について「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを用いて、育児雑誌「赤ちゃんとママ」を送付します。

3

レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、当組合の基幹業務システムに収納し、健康保険業務に利用します。

レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。

再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。また、状況により、被保険者へ医療費助成の照会を行います。

同様に、高額療養費・付加給付の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関や都道府県及び市町村に確認するため、医療機関や都道府県及び市区町村に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。また、状況により、被保険者へ医療費助成の照会を行います。

同様に高額療養費二重払い防止のため、限度額適用認定証発行者について、医療機関に保険証の記号番号、氏名、生年月日、認定証発行日を伝え、認定証の使用の有無を照会することがあります。

被保険者に負傷原因の照会を行い、保険給付として適正かどうかの確認を取ります。

レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。

レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養費付加金、家族療養費付加金、訪問看護療養費付加金、家族訪問看護療養費付加金)の支給決定を行います。

レセプトデータを参考にし、傷病手当金、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。

開示請求の際には、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。

レセプトデータを基に、健康保険業務システム業者(株)大和総研ビジネス・イノベーションに委託し、医療費通知を加入者に通知します。

調剤レセプトデータを基に、ジェネリック医薬品促進通知を作成します。調剤レセプトデータと任意継続被保険者の郵便番号、住所データまたはお勤めの事業所の郵便番号、住所データを、委託先である(株)大和総研ビジネス・イノベーションに渡して実施します。

交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。

健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトのデータまたはコピーとその内容の一部を記載した明細データ(外傷の場合、負傷原因・高額/付加金の支給状況)を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。さらに交通事故の場合は、事故状況(写)、事故証明書(写)、損害保険会社等の支払不能証明(写)を提出することがあります。

軽減特例措置(70代前半の被保険者に係る一部負担金等の軽減措置)に係る国が払う一部負担金等の一部に相当する額の請求及び返還をするため、療養の給付及び療養費に係る医療機関(および整骨院、鍼灸院等)名、被保険者記号番号、生年月日、性別を記載した請求書または申請書を支払基金に送付します。

健康保険証を用いた診療を行い、自己負担分について都道府県及び市区町村の医療費助成をうけて組合が現物高額療養費を支払った場合で高額療養費の差額調整が生じるときは、都道府県及び市区町村に当該患者のレセプトのコピーを差額調整申請の医療費証明として提出します。

都道府県及び市区町村の医療費助成金額決定のために、都道府県及び市区町村から給付状況の照会があった場合、相手先確認の上、記号番号、氏名、総点数など、助成額決定に必要な給付状況について回答します。

労働基準監督署から労災保険給付上必要であるため、照会があった場合は、本人の同意を得ているものに限り、保険証の記号番号、加入期間及び給付データ(照会内容に応じて現金給付の内容やレセプトデータの一部かレセプトのコピー)を提出します。

保健医療機関等への指導のため監督官庁から照会があった場合は、レセプトデータを資料として提出します。

4

健康診断については、健診受託業者の(株)LSIメディエンスに業務委託して実施します。

結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の基幹業務システムに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。

健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。

5

役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について

組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。

役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。

人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。

組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。

事業所担当者名簿については、個別の業務連絡などに用います。

6

特定個人情報について

 特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。
 特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市区町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
 なお、上記1、2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1,2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

(1)

各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。

(2)

規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者「(株)ワンビシアーカイブス」に委託し、溶解処理を行います。
また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。
なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

 

以上

MITSUBISHI ESTATE Health Insurance Society.